Un sistema de copias de seguridad realista para un autónomo o una pyme se resume en tres decisiones: qué datos copias, cada cuánto y dónde los guardas. Si copias lo que de verdad te hace falta para facturar (contabilidad, correo, base de clientes, presupuestos, grabaciones de cámaras), lo haces automático a diario y guardas al menos una copia fuera del local, tienes el 90% del problema resuelto. El otro 10% —el que casi nadie hace— es probar que la restauración funciona antes de necesitarla.
En Ibetia nos hemos encontrado con demasiados negocios de Dos Hermanas y el Polígono La Isla que «tenían copias»: un disco USB conectado al servidor desde hacía dos años, con la última copia buena de hace catorce meses. Este artículo va justo de evitar eso.
Qué datos hay que copiar de verdad
No copies «todo el ordenador» sin criterio: copia lo que te impediría trabajar mañana por la mañana. Haz este ejercicio: imagina que llegas al negocio y no arranca ningún equipo. ¿Qué información necesitas sí o sí para emitir la primera factura del día?
| Tipo de dato | Dónde suele estar | Prioridad |
|---|---|---|
| Base de datos de facturación y TPV | Servidor local o carpeta del programa (A3, Contasol, FacturaScripts, Sage) | Crítica |
| Contabilidad y modelos presentados | PC del administrativo o gestoría compartida | Crítica |
| Correo electrónico y contactos | Microsoft 365, Google Workspace o PST local | Crítica |
| Carpeta de clientes, presupuestos y contratos | Unidad de red compartida | Alta |
| Proyectos, planos, fotos de obra o de reparaciones | Portátiles, móviles, tarjetas SD | Alta |
| Grabaciones de videovigilancia | Grabador NVR/DVR del propio local | Media-alta (valor legal) |
| Web y tienda online (archivos + base de datos) | Hosting del proveedor | Alta |
| Licencias, claves y configuraciones de equipos | Papeles, correos sueltos, cabeza del jefe | Media |
Dos puntos ciegos muy típicos
- El correo en la nube no está copiado por defecto. Microsoft 365 y Google Workspace garantizan disponibilidad del servicio, no que puedas recuperar un buzón borrado hace cinco meses. Si un empleado se va y se elimina su licencia, ese correo desaparece. Hace falta un backup específico de Microsoft 365.
- El grabador de las cámaras es un único punto de fallo. Si te roban, se llevan el aparato con las imágenes dentro. En las instalaciones de sistemas de videovigilancia que montamos dejamos siempre una réplica en la nube o en un segundo equipo oculto de los eventos importantes.
Con qué frecuencia: traduce tu tolerancia a perder datos
La frecuencia de copia debe responder a una pregunta simple: ¿cuántas horas de trabajo puedes permitirte repetir? Si la respuesta es «ninguna», necesitas copias continuas; si es «una mañana», con copias cada 4 horas te vale.
| Perfil de negocio | Datos que pierdes si copias 1 vez al día | Frecuencia recomendada |
|---|---|---|
| Autónomo con facturación puntual | Un día de trabajo | Diaria nocturna |
| Comercio con TPV | Un día de ventas completo | Cada 4-6 horas + cierre diario |
| Taller con partes de trabajo | Órdenes de reparación del día | Cada 4 horas |
| Despacho profesional (gestoría, abogados) | Escritos y expedientes en curso | Cada hora en carpetas activas |
| Tienda online | Pedidos y stock | Diaria + antes de cada actualización |
La regla 3-2-1 adaptada a un negocio pequeño
Tres copias de tus datos, en dos soportes distintos, y una fuera del local. Es el estándar del sector y se puede montar en una pyme sin gastar una fortuna. Así queda en la práctica:
- Copia 1 — el original: los datos vivos en el servidor o en los PC de trabajo.
- Copia 2 — local rápida: un NAS en el local o un disco dedicado en un armario cerrado. Es la que usas para restaurar deprisa: recuperar una carpeta de 20 GB desde un NAS tarda minutos; desde internet, horas.
- Copia 3 — fuera del edificio: en la nube. Es la que te salva del incendio, la inundación, el robo y del ransomware que cifra todo lo que esté conectado a la red.
La versión moderna añade dos números: 3-2-1-1-0. El «1» extra es una copia inmutable (que no se puede modificar ni borrar durante X días, ni siquiera con la contraseña de administrador) y el «0» son cero errores en las verificaciones. Ese detalle es el que marca la diferencia frente a un cifrado por ransomware: si tu copia se puede borrar desde la red, el atacante la borrará.
Cuánto cuesta protegerse frente a lo que cuesta un día parado
Un sistema de copias completo para una pyme de 5-10 equipos cuesta entre 30 y 90 € al mes; un solo día parado suele costar más que un año de backup. Números orientativos que manejamos con clientes de Sevilla:
| Concepto | Coste orientativo |
|---|---|
| NAS de 2 bahías + 2 discos de 4 TB (inversión única) | 500 – 750 € |
| Backup en nube, 500 GB con versionado | 15 – 30 €/mes |
| Backup en nube, 2 TB con retención de 90 días | 40 – 70 €/mes |
| Backup de Microsoft 365 (por buzón) | 2 – 4 €/mes |
| Monitorización, alertas y prueba de restauración mensual | Incluido en la tarifa plana de mantenimiento |
| Un día de facturación parado (comercio de 4 empleados) | 800 – 2.000 € perdidos |
| Recuperación forense de un disco dañado en laboratorio | 400 – 1.500 €, sin garantía de éxito |
| Rehacer la contabilidad de un ejercicio desde papel | 1.500 – 4.000 € en horas de gestoría |
Añade el factor legal: el RGPD te obliga a garantizar la disponibilidad de los datos personales que tratas y a notificar una brecha a la AEPD en 72 horas. No poder demostrar que tenías copias funcionando es un agravante, no un detalle menor.
Los 8 errores que hacen que el backup falle justo cuando lo necesitas
- El disco USB permanentemente conectado. Si está montado en el equipo, el ransomware lo cifra igual que el resto. Y los discos externos de sobremesa se estropean con más frecuencia de la que crees.
- Copiar sin versiones. Si tu «copia» es una sincronización tipo espejo, cuando un archivo se corrompe o se cifra, la copia se corrompe o se cifra en el siguiente ciclo. Necesitas versiones: poder volver al estado del martes pasado.
- No copiar bases de datos en caliente. Copiar el fichero de un programa de facturación mientras está abierto genera una copia inservible. Hace falta parar el servicio o usar instantáneas (VSS).
- Copias sin cifrar. Un disco de backup robado con datos de clientes es una brecha de seguridad en toda regla.
- Nadie revisa los avisos. El software manda un correo de error cada noche a una dirección que nadie lee desde 2023.
- Guardar la copia al lado del servidor. Mismo incendio, mismo robo, misma inundación.
- Copiar solo el servidor. Los portátiles de comerciales y el PC del jefe suelen tener información única que no está en ninguna carpeta compartida.
- No haber restaurado nunca. El error más caro. Una copia que jamás se ha probado es una hipótesis, no un respaldo.
Protocolo de restauración: escríbelo antes de necesitarlo
Restaurar bien no es cuestión de suerte, es cuestión de tener el procedimiento por escrito y haberlo ensayado. Este es el guion que dejamos colgado (en papel, dentro de una carpeta física) en las oficinas de nuestros clientes:
1. Contener antes de restaurar
Desconecta de la red el equipo afectado. Si sospechas de ransomware, apaga el switch y desenchufa el NAS antes de nada. Restaurar sobre una red aún infectada solo consigue perder también la copia.
2. Identificar el punto de restauración limpio
Localiza la última versión anterior al incidente, no la más reciente. Con retención de 30-90 días esto es sencillo; con copias de un solo día, no hay elección.
3. Restaurar por orden de urgencia
- Primero: base de datos de facturación y TPV, para poder cobrar.
- Segundo: correo y agenda, para no perder pedidos.
- Tercero: carpetas de trabajo y archivo histórico.
4. Verificar y documentar
Abre el programa de facturación, comprueba el último número de factura y contrástalo con lo que se emitió en papel o en el móvil. Anota qué se ha perdido y qué hay que rehacer a mano. Ese registro te vale también ante la AEPD y ante el seguro.
Checklist mensual de 10 minutos
Una vez al mes, dedica diez minutos a comprobar estos siete puntos. Es lo que separa un backup real de una falsa sensación de seguridad:
- ✔ ¿Hay copias correctas de los últimos 30 días, sin huecos?
- ✔ ¿El tamaño de la copia es coherente? Una caída brusca suele indicar que una carpeta dejó de incluirse.
- ✔ ¿Los equipos nuevos del último mes están dentro del plan de copia?
- ✔ Restaura un archivo al azar a una carpeta temporal y ábrelo. ¿Funciona?
- ✔ ¿Queda al menos un 20% de espacio libre en el destino?
- ✔ ¿Las alertas llegan a un correo que alguien lee de verdad?
- ✔ ¿La copia en la nube tiene retención e inmutabilidad activas?
Y una vez al año: simulacro completo. Restaurar un servidor entero en un equipo de sustitución y cronometrar cuánto se tarda. Ese número es tu tiempo real de recuperación, y suele sorprender.
Cómo lo dejamos montado en Ibetia
Montamos el sistema, lo monitorizamos a diario y probamos la restauración cada mes, dentro de la tarifa plana de mantenimiento informático. El proceso con un cliente de Dos Hermanas, Sevilla capital o el Polígono La Isla es siempre el mismo:
- Auditoría inicial: revisamos qué datos manejas, dónde están y qué pasaría si desaparecieran mañana. Sin compromiso.
- Diseño 3-2-1-1-0: NAS o servidor local para restauraciones rápidas, más nube cifrada con versionado e inmutabilidad. Si hace falta hardware, te lo asesoramos y suministramos nosotros mismos.
- Puesta en marcha desatendida: copias automáticas, agentes en cada PC y portátil, backup de Microsoft 365, replicación de las grabaciones de videovigilancia y copia programada de tu web o tienda online.
- Monitorización y alertas: los avisos entran en nuestro panel, no en un correo tuyo. Si una noche falla una copia, lo sabemos por la mañana y lo resolvemos en remoto.
- Informe mensual y prueba de restauración: te enviamos el estado de las copias y el resultado de la prueba, para que tengas constancia documental.
Y si el desastre ya ha ocurrido —disco muerto, servidor cifrado, archivos borrados por error—, nuestro servicio técnico y de recuperación de datos puede intentar rescatar la información. Pero te lo decimos claro: recuperar un disco dañado cuesta bastante más que haber tenido copias funcionando, y no siempre sale bien.
Empieza esta semana, no el mes que viene
No hace falta un proyecto enorme. Con un NAS, una cuenta de backup en la nube bien configurada y alguien que vigile que las copias se hacen, un autónomo o una pyme de Sevilla queda protegida por menos de lo que cuesta una mañana parado.
¿Quieres saber si tus copias de seguridad funcionan de verdad? Te hacemos una revisión gratuita: comprobamos qué se está copiando, restauramos un archivo delante de ti y te decimos sin rodeos qué te falta. Escríbenos o llámanos desde ibetia.es y lo vemos esta misma semana.
